Wie bleibt die Praxistätigkeit trotz knapper Personalressourcen attraktiv? Und die Versorgung überhaupt noch stemmbar? Nur durch eine echte Teampraxis und stärkere Aufgabenteilung, meint Hausarzt Thomas Fugmann. Warum der Einsatz einer Praxismanagerin dafür entscheidend ist.
„Bis alle Räume, die verschiedenen Geräte, alle Aufgaben zugeordnet sind, das sei manchmal schon wie „Tetris spielen“, sagt Allgemeinmediziner Dr. Thomas Fugmann. 19 Mitglieder zählt das Team der Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) Gesundhausärzte in Memmelsdorf nahe Bamberg. Davon arbeiten elf in Teilzeit – die Praxis entschied sich daher, eine Praxismanagerin einzusetzen. Jedoch wurde keine externe Kraft gesucht, sondern mit Michaela Gunreben eine MFA aus dem Team weiterqualifiziert.
Was im ersten Moment so klingt, als sei es nur für Großpraxen geeignet, lässt sich durchaus auch in kleineren Einheiten umsetzen. Der Weg hin zur Teampraxis und zur stärkeren Aufgabenteilung und Delegation ist für Fugmann ein „Zukunftsprojekt“, ohne werde es künftig nicht mehr gehen. Die Ressourcen in der Versorgung seien einerseits begrenzt und andererseits werde es immer schwieriger, Praxen nachzubesetzen. Das spüren dann auch die Praxisteams in unmittelbarer Umgebung. Da brauche es Konzepte, um vorhandene Ressourcen möglichst effektiv einzusetzen und damit gleichzeitig die Attraktivität des Arbeitsortes Praxis für junge Ärzte und MFA zu erhöhen. „Die Praxismanagerin ist ein Schritt dorthin“, ist er überzeugt.
Dabei war Fugmann bis vor fünf Jahren selbst in einer Einzelpraxis tätig. Im Januar 2020 – also nur kurz vor der Corona-Pandemie und dem ersten Lockdown im März – legte er die Praxis mit den zweien Kollegen zusammen. „Ich habe schon immer versucht, mit anderen Kollegen und anderen Leistungserbringern zu kooperieren“, so Fugmann. Da lag eine Berufsausübungsgemeinschaft nahe. Zumal der Seniorchef der Doppelpraxis Dres. Jakubaß, mit der er sich zusammengeschlossen hat, die Zusammenlegung als Weg in den Ruhestand nutzen wollte. Nach etlichen Gesprächen hätten beide Praxisinhaber es daher als Riesenvorteil gesehen, zu fusionieren. Mit Unterstützung der Gemeinde, die ihnen eine Praxis in einem neuen Gesundheitszentrum am Ortseingang zur Verfügung stellte, nahmen beide Praxisteams den Umzug dann in Angriff.
Die Lage im Gesundheitszentrum sei ein echter Vorteil, meint Fugmann, der die Praxis mittlerweile zusammen mit Allgemeinärztin Wibke Merensky und Allgemeinarzt Benjamin Armann aus der früheren Praxis Jakubaß führt. Im Zentrum sind außerdem eine Apotheke und ein Geburtshaus untergebracht. „Wenige Meter weiter kommen Babys zur Welt“, sagt Fugmann. Er schätzt diese enge räumliche Verbindung zu anderen Leistungserbringern. Seine Frau, die als Physiotherapeutin tätig ist, arbeitet tageweise sogar direkt in den Räumlichkeiten der Praxis.
Mit der Fusion kam jedoch relativ schnell die Notwendigkeit nach mehr Strukturierung der Arbeitsabläufe auf. Dass sich die zwölf MFA alle weiterqualifizieren, war von Beginn an selbstverständlich. Jede MFA hat ein jährliches Budget für Fortbildung. „Aber wir hatten keine richtige Ersthelferin mehr“, berichtet Fugmann. Damit es keine Streitigkeiten gibt, hatten die Praxisinhaber zunächst entschieden, dass es in der neuen Großpraxis Arbeitsbereiche geben sollte, für die einzelne MFA zuständig sind. „Im Laufe der Zeit hat sich dann aber herausgestellt, dass wir eine klarere Struktur brauchen, vor allem, als dann auch mal MFA gegangen und neue Mitarbeiterinnen dazu gekommen sind.“ So kam die Idee, Michaela Gunreben als Praxismanagerin zu qualifizieren. Wobei die Fluktuation insgesamt sehr gering in der Praxis ist. Aber auch Elternzeiten müssen eben überbrückt werden.
Die 55-jährige Michaela Gunreben arbeitet seit 38 Jahren als MFA, sie hat ihre Ausbildung in der Praxis Dres. Jakubaß gemacht und war seither dort tätig. Aber das Angebot zur Weiterqualifizierung kam nicht nur wegen ihrer beruflichen Erfahrung. „Für mich ist jede MFA eine Praxismanagerin“, stellt Fugmann klar. „Wir wollten die Funktion aber institutionalisieren, damit wir die vorhandenen Ressourcen aller effizienter einsetzen können.“ Und damit es eine feste Ansprechpartnerin und Kraft gibt, die Abläufe und Aufgaben koordiniert. Für diese Aufgabe benötige es jedoch bestimmte Charaktereigenschaften. Freude am Organisieren und daran, die Schnittstelle zwischen Praxisteam und Praxisleitung zu sein, seien zwei sehr wichtige. Genauso aber, dass man das Vertrauen im Team hat.
Michaela Gunreben, die immerhin die neun Monate Zusatzweiterbildung neben dem Job hinter sich hat, würde noch ein paar Grundeigenschaften ergänzen. „Ein bissl abenteuerlustig muss man schon sein“, sagt sie. Was sie damit meint? Als Praxismanagerin (PM) hat sie den Blick dafür, wo man alte Pfade verlassen und einmal Neues ausprobieren und anders planen sollte. Dabei sei dann außerdem kommunikatives Geschick gefragt, wenn es darum geht, Veränderungen dem Team vorzustellen und dieses mitzunehmen. Fugmann bestätigt das: „Wenn wir als Praxischefs neue Ideen haben, hören wir schon erst einmal bei Frau Gunreben nach, wie das beim Team ankommt und ob wir richtig liegen.“
Gelernt hat Gunreben in der PM-Ausbildung das ganze betriebswirtschaftliche Spektrum: vom Arbeitsrecht über Praxisorganisation, betriebswirtschaftliche Rechenmodelle, Qualitätsmanagement und Abrechnung bis hin zu Praxismarketing und Dienstleistungsmanagement. „Das Lernpensum je Woche war mit mindestens sechs Stunden angesetzt, die habe ich auch gebraucht“, berichtet sie. Dazu kamen jeden Monat Online-Prüfungen und nach neun Monaten die Abschlussprüfung von zweimal vier Stunden.
Ein Aufwand, der sich für Gunreben und Fugmann gelohnt hat. Die Praxismanagerin übernimmt tatsächlich eine Führungsrolle in der Praxis und entlastet somit die Ärzte. Zwar ist sie immer noch überwiegend als MFA tätig, wie sie sagt. Geschätzt die Hälfte ihrer 27 Stunden pro Woche – Gunreben ist eine der Teilzeitkräfte – beschäftigen sie dann aber doch die Aufgaben als Praxismanagerin. Hauptaufgabe ist genau das, was sich die Praxisleitung vorgestellt hat: Sie ist Ansprechpartnerin für das Team, beschreibt Michaela Gunreben ihre Rolle selbst.
Da eines ihrer Steckenpferde außerdem die Praxis-EDV geworden ist, sind es nicht nur organisatorische und für MFA-Azubis medizinische Fragen, bei denen sie erste Anlaufstelle ist, sondern auch gerne die Problemfälle mit der Praxis-EDV. Sie entlastet außerdem, indem sie sich um die Dienstpläne für MFA und für die Weiterbildungsassistenten, von denen aktuell drei in der Praxis tätig sind, die Zeiterfassung und die Urlaubspläne kümmert. „Da ist hin und wieder auch diplomatisches Geschick gefragt, wenn man allen einigermaßen gerecht werden und fair sein will“, sagt sie. Sie nimmt den Ärztinnen und Ärzten zudem viele Schreibarbeiten ab. „Das habe ich früher am Wochenende selbst machen müssen“, erzählt Fugmann.
Was Fugmann sehr schätzt, ist, dass Gunreben durch die betriebswirtschaftlichen Inhalte tatsächlich auch gegenüber der Praxisleitung beratend tätig werden kann. Da geht es nicht mehr nur um die Stimmung im Team, wenn Neuerungen anstehen, sondern ebenso um wirtschaftliche Entscheidungen. „Wenn wir etwa eine Leistung neu anbieten wollen, tappen wir oft im Dunkeln. Wir haben als Ärzte ja nie gelernt, so etwas wirtschaftlich durchzurechnen.“
Der Hausarzt nennt ein Beispiel: Die Praxis hatte sich, um Point-of-Care-Diagnostik betreiben zu können, extra ein Laborgerät angeschafft. Im laufenden Betrieb stellte sich dann heraus, dass sich das überhaupt nicht rechnet. „Wir haben das Gerät dann wieder zurückgegeben“, berichtet er. Künftig könnte die Praxismanagerin hier mit einer Vorabkalkulation zumindest einen Hinweis geben. „Die betriebswirtschaftlichen Einblicke in der PM-Ausbildung bekommen zu haben, ist schon hilfreich“, meint Gunreben. Auch wenn das nun nicht zu ihren Hauptaufgaben zählt.
Die monatlichen Teambesprechungen leitet Gunreben zwar nicht. Sie kümmert sich aber vorab mit um die Organisation. Die Praxis hält eine Liste vor, in der alle Teammitglieder die Themen eintragen können, die besprochen werden sollen. Damit laufen auch die Meetings strukturierter ab.Und sollte es mal Konflikte im Team geben, ist Gunreben erste Schlichtungsstelle. „Konfliktgespräche, Mitarbeitergespräche und Einstellungsgespräche waren auch Teil der Ausbildung“, berichtet sie. Und in einem Team mit so vielen Frauen blieben kleinere Reibereien und Missverständnisse manchmal nicht aus. Insgesamt ist die Stimmung im Team jedoch sehr gut, sagen Gunreben und Fugmann. Nicht umsonst hat die Praxis 2024 den „MFA-Award für Deutschlands bestes Praxisteam“ des PKV Instituts gewonnen.
Die Chefs organisieren schon mal ein gemeinsames Frühstück. Restaurantbesuche nach der Quartalsabrechnung und Praxisausflüge gehören einfach dazu. Alle im Team duzen sich und selbst beim Praxis-Outfit gibt es keine Unterschiede zwischen Ärzten und MFA, alle tragen dasselbe Outfit. Auch das stärke das Teamgefühl, sagen Gunreben und Fugmann. Der Hausarzt kann die Entlastung zwar nicht direkt in Stunden und schon gar nicht in einem Eurobetrag beziffern, doch das Team insgesamt spüre, dass es mit der festen Praxismanagerin runder laufe. „Für große Praxiseinheiten ist die Praxismanagerin auf jeden Fall sinnvoll.“ In einer Einzelpraxis mit zwei, drei MFA lasse sich vieles zwar noch so regeln, in größeren Einheiten seien verbindliche Strukturen jedoch essenziell. Und selbst für die Einzelpraxis könne sich eine PM lohnen, sagt er rückblickend.
In der Praxis der Gesundhausärzte werden pro Quartal 4.000 und mehr Patienten versorgt. Von den sieben Ärztinnen und Ärzten arbeiten drei in Teilzeit. Die Gesundhausärzte sind zudem Lehrpraxis der Universität Erlangen/Nürnberg. Weiterbildungsassistenten hat die Praxis nahezu immer. „Wir müssen hier auch nicht groß suchen, sondern erhalten oft Initiativbewerbungen“, so Fugmann. Von den zwölf MFA sind sogar acht in Teilzeit tätig, darunter wie gesagt auch Michaela Gunreben. „Die Praxismanagerin in Teilzeit ist also möglich“, lautet ihre Botschaft.
Dass sie jedoch ganz normal als MFA mitarbeitet, ist ihr wichtig, sie schätzt die enge Bindung zu den Patienten. „Manche Patienten sind mit mir alt geworden“, sagt sie mit einem Lächeln. Zum erfolgreichen Tetris spielen gehört für das Praxisteam aber eben auch, dass generell die Aufgaben auf breite Schultern verteilt werden. Fast alle MFA haben tatsächlich eine Zusatzqualifikation. „So hat jede ein Spezialwissen in ihrem Bereich entwickelt, das ist Unterstützung auf hohem Niveau“, so der Hausarzt. „Wir können Aufgaben ganz anders delegieren. Und es ist auch gut fürs Teamgefüge, wenn die Last nicht nur auf zwei Schultern ruht.“ Genauer beschäftigt die Praxis dadurch aktuell:
„Jeder packt an seiner Ecke ein bisschen mit an“, ergänzt Gunreben. „Und wir schauen, dass wir dabei alle an einem Strang ziehen.“ Ein gutes Teamgefüge sei nicht „Gott gegeben“, hakt Fugmann ein. Neben fairen Rahmen- und Weiterqualifizierungsmöglichkeiten für alle, sei es wichtig, „dass man offen und wertschätzend miteinander umgeht“. Ganz günstig ist die Zusatzqualifikation zur Praxismanagerin allerdings nicht. Mit rund 2.500 Euro müsse man rechnen, berichten beide. Und Praxismanagerin sei kein geschützter Ausbildungsberuf, das heißt, bei der Auswahl des Kurses sollte die Praxis darauf schauen, welche Inhalte ihr wichtig sind.
Es gibt jedoch die Möglichkeit, sich die Ausbildung vom Arbeitsamt fördern zu lassen. Hierzu kann eine sogenannte „Individuelle Förderung“ beantragt werden. Dazu müssen aber die berufliche Weiterbildung sowie der Bildungsträger für die Förderung zugelassen sein. Bei Michaela Gunreben wurden aufgrund ihres Alters sogar die vollen Kosten übernommen. Denn für Betriebe mit weniger als 500 Beschäftigten können für Beschäftigte ab 45 Jahren bis zu 100 Prozent der Kosten vom Arbeitsamt gefördert werden.
So kommen Sie an die Förderung! Das Qualifizierungschancengesetz macht es möglich, dass sich MFA eine berufliche Weiterbildung fördern lassen können. Abhängig von der Größe der Praxis übernimmt die Agentur für Arbeit bis zu 100 % der Kurskosten. Genauer gilt: Bei Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten (sog. Kleinstunternehmer) beträgt der Förderzuschuss bis zu 100 %, bei Betrieben mit 50 bis 500 Beschäftigten sind es immerhin noch bis zu 50 % der Kurskosten. Außerdem gilt unabhängig von der Betriebsgröße, dass bei Mitarbeitern ab 45 Jahren grundsätzlich eine Förderung von bis zu 100 % möglich ist.
Förderfähig sind nur sozialversicherungspflichtige Beschäftigte. Außerdem muss die Weiterbildung für den ausgeübten Beruf weiterqualifizieren. Bei einer Weiterbildung zur Praxismanagerin, Abrechnungsmanagerin oder auch Qualitätsmanagement-Beauftragten trifft dies in jedem Fall zu. Zusätzlich muss die abgeschlossene MFA-Ausbildung mind. zwei Jahre zurückliegen und auch die letzte Weiterbildungsförderung muss mind. zwei Jahre her sein. Wichtig ist zudem, dass der ausgewählte Kurs von einem AZAV-zertifizierten Bildungsträger angeboten wird (AZAV steht für Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) und mind. 120 Stunden umfasst. Zugelassene Bildungsträger finden Praxen etwa auf dem Portal https://mein-now.de/new-plan der Bundesagentur für Arbeit (Unterpunkt: Weiterbildung).
Es gibt pro Betrieb keine Obergrenze. Eine Praxis kann also gleichzeitig für mehrere MFA eine Förderung beantragen. Möglich ist auch, mehrere MFA zeitgleich in einem Gruppenkurs weiterzubilden. Für die Förderung gibt es dann spezielle Sammelanträge.
Auch die Häufigkeit der Förderung ist nicht begrenzt. Das heißt, wenn eine MFA bereits vor zwei Jahren schon einmal die Förderung übers Qualifizierungschancengesetz erhalten hat, kann sie diese für eine andere Weiterbildung erneut beantragen.
Der Förderantrag ist von der Praxisleitung bei der jeweils zuständigen Agentur für Arbeit zu stellen. Am besten kontaktiert die Praxis dazu den Arbeitgeberservice der Agentur. Die Kontaktdaten finden die Teams auf der Website der regionalen Arbeitsagentur.
Es ist durchaus möglich, dass die Arbeitsagentur Fahrtkosten, Kosten für die auswärtige Unterbringung oder Kinderbetreuung übernimmt. Es lohnt sich, hier nachzufragen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Praxis für die Kurszeiten sogar einen Teil der Gehaltskosten für die dann im Praxisbetrieb ausfallende MFA erstatten lassen. Bei Betrieben mit bis zu 50 Mitarbeitern können das immerhin bis zu 75 % der Gehaltskosten sein.
Quelle: www.aerztezeitung.de
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