Effizientere Arztpraxis durch QM: Weniger Papierchaos, mehr Struktur und Teamwork

Klarheit statt Papierchaos, Leichtigkeit im Arbeitsalltag durch smarte Lösungen, Teamwork und motivierende Erfolgserlebnisse: Ein gut durchdachtes Qualitätsmanagement (QM) kann laut Andrea Knauber zum Gewinn für die ganze Arztpraxis werden. Als zertifizierte Praxismanagerin mit mehr als 30 Jahren Berufserfahrung weiß sie, wovon sie spricht. Seit 2009 ist sie als Praxistrainerin und Referentin tätig. Beim MFA-Tag und ZFA-Tag des Münchner PKV-Instituts stellte sie entscheidende Erfolgsfaktoren vor.

Die QM-Richtlinie des G-BA beschreibt die Mindestanforderungen an ein QM-System. Für Vertragspraxen ist die Umsetzung verpflichtend, die Form bleibt aber der Praxis überlassen. Und Neugründungen haben drei Jahre Zeit, ein QM auf die Beine zu stellen. „Wir müssen das QM umsetzen. Aber warum machen wir es dann nicht so, dass es die Praxis unterstützt, weiterbringt und uns Spaß macht?“, fragt Knauber.

Das muss ein QM können

Ein QM-System muss laut Andrea Knauber eine ganze Reihe an Aufgaben erfüllen. Es muss zur Praxis passen, behördliche Vorgaben erfüllen, einfach in der Anwendung und smart sein, Inhalte leicht auffindbar machen, das ganze Team einbeziehen, die Praxis voranbringen und weiterentwickeln, wertvolles Wissen sammeln sowie nachhaltig und auch künftig nutzbar sein.

Doch welches QM-System passt zur Praxis? Die Expertin empfiehlt, das Team in die Entscheidung einzubeziehen und etwa zu diskutieren, ob Inhalte analog bleiben sollen, was wie digitalisiert wird, welche Software zur Praxis passt, ob Fotos, Videos. Audio und Verlinkungen genutzt werden sollen. Gleichzeitig müssen Inhalte nach QM-Richtlinie umgesetzt sowie Gesetze und Vorgaben für Arbeitsschutz und Hygienemanagement beachtet werden. Welche Vorteile und welchen Nutzen ein QM für die Praxis bringt, erläuterte Knauber.

Messbare Standards

Qualität wird erst messbar durch Normen und Standards. Wie muss das Behandlungszimmer am Abend aussehen? Was muss alles gereinigt werden, ehe der letzte Mitarbeiter die Praxis verlässt? Innerhalb des Praxisteams sei eine einheitliche Auffassung entscheidend, wie Qualität definiert und gemessen wird. „Klar sein muss, wie die Qualität sein soll, wie sie geprüft wird – und wie sie tatsächlich ist“, so die Expertin. Fürs QM bedeutet dies: Es braucht Standards zur Orientierung und Sicherheit. Zu den externen Vorgaben durch Behörden, Richtlinien und Gesetze, kommen interne Vorgaben wie Werte, die Praxisphilosophie und intern festgelegte Abläufe dazu. Das heißt laut Knauber: Das Team legt Standards fest, alle kennen diese, handeln nach ihnen und setzen das Praxis-QM danach um.

„Verbindlichkeit ist entscheidend. QM funktioniert nur, wenn alle mitmachen“, betont die Praxistrainerin. Dafür brauche es klare Aufgaben. Es müsse immer klar sein: Wer macht was, wann, wie und bis wann? Im besten Falle werden interne Strukturen und Abläufe dadurch verbessert sowie auf messbare Standards gebracht. Abläufe werden effizienter, denn durch klare Standards wird die Arbeit einfacher, schneller und geregelt. Und der Kommunikationsaufwand verringert sich dank nachvollziehbarer Vorgaben.

Instrumente für Verbesserungen

Instrumente für Verbesserungen

Die QM-Richtlinie definiert die praktischen Werkzeuge und Methoden, die in allen medizinischen Einrichtungen zur Sicherung und Verbesserung der Versorgungsqualität eingesetzt werden sollen. Zu den zentralen Instrumenten zählen unter anderem Prozess- und Ablaufanalysen, Checklisten und standardisierte Formulare, Risiko- und Fehler-Managment-Instrumente, interne Audits und Selbstbewertungen, Schulungen und Fortbildungen, Patienten- und Mitarbeiterbefragungen, ein Beschwerdemanagement, ein Notfall- und ein Hygienemanagement, Arzneimitteltherapiesicherheit und die Dokumentation von Prozessen, Maßnahmen und Ergebnissen.

Gleichzeitig zielt das QM darauf ab, Prozesse kontinuierlich zu verbessern – und hier kommt laut Andrea Knauber der PDCA-Zyklus ins Spiel: Plan (Planung) – Do (Umsetzung) – Check (Überprüfung) – Act (Anpassung). Erfahrungen fließen erneut in die Planung ein, ein Kreislauf des steten Verbesserns entsteht.

Mehrwert

„QM bedeutet Mehrwert“, sagt Andrea Knauber. Sie spricht von einem „Sicherheitsnetz, in das ich falle, wenn ich in der Praxis nicht weiterkomme“ und von einem „Praxis-Wikipedia, wenn ich eine Frage habe“. Ziele, Visionen und Erfolge werden fürs Team sichtbar. Ein „roter Faden“ in der Praxis ist klar erkennbar. Die klare Struktur schafft Routine. „Das vermeidet Stress und Missverständnisse und zieht passende Menschen an“, so die Expertin. Und: Ein gutes QM spare Kosten und Zeit, erhöhe den Patientenservice und mache die Dokumentation rückverfolgbar.

Struktur

„Struktur schafft Sicherheit. Ohne Struktur wird das QM zum Heuhaufen‘“, so Knauber. Die Grundstruktur eines jeden QM-Systems umfasst laut der Praxistrainerin ein Organigramm, ein QM-Handbuch, Checklisten, Zuständigkeiten, Abläufe, ein Hygienemanagement, Beauftragte sowie Arbeitsanweisungen. Ob man sich für eine Server-Ordnerstruktur oder eine QM-Software entscheidet, bleibt der Praxis überlassen. Auch analoge Lösungen bleiben möglich.

Aber: Digitale Lösungen sparen, gut gemacht, Zeitressourcen und sorgen für Effizienz. Knauber empfiehlt, die 5-Sekunden-Regel im Blick zu behalten: Ein schneller Zugriff auf alle Inhalte ist Bedingung! Weiterer Vorteil einer digitalen QM-Software: Fotos, Videos, Audio und Verlinkungen können eingebunden werden. Pflicht im Falle einer Server-Ordnerstruktur ist ein zusätzlicher QM-Archiv-Ordner. Verpflichtend ist auch eine Kennzeichnung von Dokumenten mit Datum sowie Version. Und Knauber warnt: „Wir haben eine Aufbewahrungspflicht – nichts einfach löschen!“

Umsetzung mit Freude

„Weg von der Bürokratie“, rät Andreas Knauber. Texte sollten klar und prägnant formuliert sein, so dass man diese gerne liest und die Nutzer im Mittelpunkt stehen. Sie empfiehlt, Fotos, Videos und Audios stall allzu langer Texte einzubinden. Und warum nicht KI-Sprachmodelle wie ChatGPT nutzen, um Texte zu kürzen und nutzerfreundlich zu formulieren? „Wenn bei jedem Meeting ein QM-Thema besprochen wird, bleibt es lebendig“, so die Expertin. Im besten Fall binde das QM das ganze Team ein, biete Orientierung für alle, schaffe ein Wir-Gefühl und hebe die Praxis dadurch von anderen ab.

Das muss ein QM-System können

• zur Praxis passen
• behördliche Vorgaben erfüllen
• einfach in der Anwendung sein
• smart sein
• Inhalte leicht auffindbar machen
• das ganze Team einbeziehen
• die Praxis voranbringen und weiterentwickeln
• wertvolles Wissen sammeln
• nachhaltig und auch künftig nutzbar sein

Quelle: Ärzte Zeitung: Medizin und Praxiswissen für Ärztinnen und Ärzte