Der Wechsel des Praxisverwaltungssystems ist für viele Arztpraxen ein großer Schritt – und zugleich eine Chance für effizientere Abläufe. Doch Unsicherheiten rund um Datenübernahme, Teamakzeptanz und technische Umstellung bremsen oft die Entscheidung. Dieser Beitrag gibt praxisnahe Tipps, wie der PVS-Wechsel erfolgreich gelingt.
Jede dritte Praxis möchte aktuell ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) wechseln. Das hat im Januar eine Umfrage des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) ergeben. Ein weiteres Ergebnis der Umfrage war, dass die Mehrheit derer, die gewechselt waren, danach zufriedener mit ihrem PVS waren als vorher. Dennoch zögern viele niedergelassene Ärztinnen und Ärzte vor einem Wechsel, weil sie fürchten, dass die Patientendaten nicht vollständig mitgenommen werden könnten, dass sie vom Regen in die Traufe kommen könnten – und auch, dass es schwerfallen könnte, sich an das neue Programm zu gewöhnen.
Beim HIT, dem Hausärztlichen Praxis- und IT-Kongress, der am 13. und 14. März in Köln stattfand, ließen sich drei Hausärztinnen und Hausärzte beim Wechsel ihres Systems über die Schulter blicken und erläuterten in einer Diskussion die Beweggründe für ihren Wechsel und wie sie dabei vorgegangen sind. Dr. Jana Husemann, Landesvorsitzende des Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes in Hamburg, Dr. Dominik Ahlquist, Allgemeinmediziner in Kaltenkirchen und Dr. Guido Pascha, Hausarzt in Ratingen bei Düsseldorf stehen mit ihren großen Berufsausübungsgemeinschaften aktuell gerade vor einem Wechsel oder sind bereits gewechselt. Alle drei hatten für die Kongressbesucherinnen und -besucher jede Menge Tipps und Hinweise parat, wie ein Wechsel erfolgreich vorbereitet und vollzogen werden kann – aber auch, wer alles vor einem geplanten Wechsel mit ins Boot geholt werden muss.
Alle drei Wechel-Aspiranten klagten über die zunehmende Langsamkeit ihres PVS, vor allem seit immer mehr Anwendungen über die Telematikinfrastruktur angebunden worden seien. Pascha berichtete sogar, dass er immer wieder Testpraxis bei neuen Anwendungen für den Anbieter gewesen sei, also eigentlich eng mit dem Anbieter verbunden, aber dass die Geschwindigkeit der Software immer mehr „in den Zeitlupenmodus“ übergegangen sei.
Allgemein wird in der Branche vermutet, dass es durch neue TI- Anwendungen zu einer Bereinigung des Marktes kommen könnte und alte Programme den Anforderungen immer schwerer gerecht werden könnten. Bei Husemann kam hinzu, dass es eine zunehmende Anzahl von Fehlermeldungen in der HZV-Abrechnung am Ende des Quartals gab. Ahlquist hatte sogar jahrelang für die HZV mit einem zweiten PVS gearbeitet und wollte es endlich einfacher haben.
„Das ganze Team war genervt, dass das Programm immer wieder hing, und alle waren am Ende froh über den Wechsel“, berichtete Jana Husemann in Köln. Es habe allerdings auch „Ängste“ gegeben, ergänzte Ahlquist, sich nach so vielen Jahren an eine neue Software gewöhnen zu müssen. Er habe die Ängste dadurch überwunden, dass er mit dem ganzen Team in anderen Praxen hospitiert habe und dort mit dem Programm auch „live und in Farbe“ gearbeitet habe.
Vor allem gilt, jede Praxis setzt ihre eigenen Prioritäten, betonte Guido Pascha beim HIT-Kongress. „Perfekt ist kein System!“ Wer zum Beispiel viele Hausbesuche macht, sollte besonders darauf achten, dass das Hausbesuchsmodul flexibles Arbeiten ermöglicht, möglichst mit bequemem Fernzugriff auf die Daten. Oder wer eine Zweigpraxis führt oder eine fachübergreifende BAG, brauche besonders für diesen Fall jeweils eine elegante Lösung. Andere achten vielleicht eher auf die Geschwindigkeit – wobei die vor allem eine Frage der eingesetzten Hardware sei, bemerkte Pascha.
Husemann schaute vor allem nach einem Programm, in dem möglichst viel bereits vorkonfiguriert ist. „Die Zeit, selbst noch Abläufe perfekt auf die Praxis abzustimmen, habe ich einfach nicht“, betonte sie. Außerdem lege sie besonderen Wert darauf, dass die Anwendungen intuitiv bedienbar sind. Und nicht zuletzt sollten die Geräte nicht nur eine gute Funktionalität bieten, sondern auch das Auge erfreuen. „Wir arbeiten jeden Tag acht Stunden mit diesen Geräten, da darf es am Ende auch ‚Bock machen‘, damit zu arbeiten“, forderte sie.
Ahlquist wiederum empfahl, sich im Kollegenkreis umzuhören, auch mal einen Nachmittag frei zu nehmen und mit dem Team in einer anderen Praxis das Programm kennenzulernen. Generell könne es nicht schaden, auf den Ruf eines Anbieters zu achten. Nicht zuletzt hilft ein Blick in die mittlerweile wieder aktuell gehaltenen Statistiken mit den Installationszahlen, sagten alle drei PVS-Wechsler in Köln. Wenn die Nutzerzahlen eines Programms über viele Quartale hinweg deutlich steigen, ist das zumindest ein Indiz dafür, dass der Anbieter gerade auf der Höhe der Zeit ist.
Sehr wichtig sei auch, wer derjenige ist, der das neue System verkauft. Mit dem IT-Dienstleister, auch elegant Dienstleister vor Ort genannt, müsse die Chemie stimmen – und auch der Service. Dazu gehöre zuerst ein schlüssiges Angebot: „Wenn ein hoher Preis aufgerufen wird, dann muss auch ein stimmiges Paket dahinterstecken“, kommentierte Daniel Köhler, der in Köln mit auf dem Podium saß. Köhler ist als unabhängiger IT-Berater aus Sarstedt tätig und betreut vor allem Arztpraxen.
Eine vergleichsweise teure Firewall könne beispielsweise im Support später wartungsärmer und damit doch am Ende günstiger sein als die billigere Variante. Auch die Erreichbarkeit im Notfall sollte angesprochen werden, empfahlen die drei anderen Podiumsteilnehmer. Dabei ist nicht allen Versprechungen immer Glauben zu schenken, die vor dem Wechsel gemacht werden. Diese Erfahrung hat beispielsweise Dominik Ahlquist mit seinem neuen Anbieter gemacht. Zunächst war ihm ein Statistik-Modul für die nahe Zukunft versprochen worden, das eine tiefere Analyse der Patientenströme erlaubt, bis heute aber nicht geliefert worden sei. Dann sei sein Hardware-Konnektor kaputt gegangen, der Umstieg auf ein TI-Gateway lasse aber schon lange auf sich warten. „Ich bin ein geduldiger Mensch“, betonte Ahlquist, „aber vielleicht muss ich am Ende doch noch einmal wechseln.“
Die Übernahme der Patientendaten ins neue System ist inzwischen nicht mehr das ganz große Problem. Die wesentlichen Daten können übertragen werden, das hatten auch die Antworten der Teilnehmer an der Zi-Umfrage zur Zufriedenheit mit der Praxissoftware gezeigt. Aber im Detail kann es doch an der einen oder anderen Stelle haken, haben die Erfahrungen von Jana Husemann und Dominik Ahlquist gezeigt. Ahlquist beispielsweise hatte zwei Jahre Vorlauf bis zum Umstieg. Er hatte auch eine Probe-Konvertierung von Patientendaten gemacht, das sei in der Regel kostenlos. Da habe eigentlich auch alles geklappt, berichtete er.
Aber als es dann so weit war, konnte er plötzlich von den PDF- Briefen in den Daten nur noch die erste Seite sehen. „Da dachte ich plötzlich: Was hast Du getan?“ Immerhin ließ sich das Problem im Nachgang lösen. Aber auch vor einem solchen Datenverlust kann man sich schützen: „Ich behalte das alte System auf einem Remote-Server im eingefrorenen Zustand“, kündigte Guido Pascha, der noch kurz vor dem Wechsel steht, an. Zudem sei es von Vorteil, mit Daten der Probe-Konvertierung schon ein bisschen zu arbeiten, um dann zu sehen, wo größere Fehler zu erwarten sind. „Bei uns waren zum Beispiel die DMP- Daten nicht direkt lesbar.“ Das habe sich aber mit zwei Klicks je Patient beheben lassen, berichtete Jana Husemann. Da sei noch im tolerierbaren Bereich.
Vor dem Wechsel sei immer auch die Gelegenheit „für eine Art Frühjahrsputz bei den Daten“, ergänzte IT-Berater Daniel Köhler beim Wechsel-Workshop. „Muss ich wirklich alle Daten übernehmen, oder kann ich Patientinnen und Patienten, die seit mehr als zehn oder 15 Jahren nicht mehr da waren, vielleicht rausnehmen?“ Oder Notizen zum Patienten bei den Stammdaten, die da eigentlich gar nicht hingehörten: Bei der Konvertierung landeten die dann ohnehin irgendwo im Nirgendwo des neuen Programms.
Wie unterschiedlich Praxen den Wechsel angehen, zeigte sich bei der Frage nach dem Moment, wie der Moment des Umstiegs geplant wird. Jana Husemann empfahl, die Praxis mindestens eine Woche lang zu schließen, um die Einarbeitung zu erleichtern und Stress rauszunehmen. Bevorzugt könnten auch Zeiten gewählt werden, in denen die Praxen nicht in Volllast laufen.
In der Praxis von Dominik Ahlquist dagegen hatte der Umstieg zweimal ungeplant verschoben werden müssen. Am Ende war es ausgerechnet Mitte Dezember so weit, also schon mitten in der Infekt-Zeit. „Freitagnachmittag hatten wir die Praxis zu, Montag haben wir wieder aufgemacht. Hat geklappt“, so der Hausarzt aus Kaltenkirchen. Guido Pascha dagegen empfahl, in den Wochen nach dem Wechsel auf keinen Fall voll zu bestellen und sich „ein paar Blocker freizumachen“, um gegebenenfalls Probleme mit der neuen Software lösen zu können.
Leicht übersehen bei einem PVS-Umstieg wird die Anbindung der Medizintechnik. Dominik Ahlquist hatte beim Übergang der digital angebundenen Medizintechnik-Geräte „keine Probleme“, wie er in Köln berichtete. Beim EKG beispielsweise sei das über die GDT- Schnittstelle gelaufen. Für das Langzeitblutdruck-Gerät habe er allerdings einen alten Rechner stehen gelassen, um die Daten weiter übernehmen zu können.
Wichtig sei es nicht zuletzt, den Laboranbieter rechtzeitig mit ins Boot zu holen, damit die Laborbefunde sauber als PDF übertragen werden. Hier gebe es verschiedene Schnittstellen unterschiedlicher Generationen: vor allem LDT2 und LDT3. Ohne Kommunikation vor dem Wechsel könne es sonst vorübergehend zu Kompatibilitätsproblemen kommen, warnte IT-Berater Köhler.
Wenn gleichzeitig mit dem Wechsel zwei Praxen zusammengelegt werden, müsse geklärt sein, wie die Patientennummern in Zukunft sein sollen, um doppelt vergebene Nummern zu vermeiden, empfahl Daniel Köhler. Sonst könne es vorkommen, dass manche Patienten plötzlich nicht mehr auffindbar sind. Ein eigentlich triviales Problem sei zudem der Umgang mit Patientennamen mit Umlauten. Es sollte aber auf jeden Fall vor dem Wechsel geprüft werden, ob die Umlaute, also „ä“, „ö“ und „ü“, oder auch das „ß“ sauber übertragen werden, um nicht nach der Übertragung nacharbeiten zu müssen.
Sowohl Ahlquist als auch Husemann betonten, dass nicht gleich alles perfekt laufen müsse, das dürfe man beim Wechsel nicht erwarten. „Es geht Stück für Stück zum Glück“, so Ahlquist. „Ich muss nicht gleich den IT‘ler zusammenstauchen, wenn eine Funktionalität nicht so läuft, wie sie soll.“ Und wichtig sei es auch, sich mit Kolleginnen und Kollegen, die mit dem neuen Programm arbeiten, zu vernetzen, etwa in Chatgruppen. Wenn eine gewünschte Funktionalität nicht zu finden sei, heiße das noch lange nicht, dass es sie in dem neuen Programm nicht gibt. Eine Nachfrage in der Chatgruppe könne in solchen Fällen häufig Wunder wirken.
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